PRIVACY en DISCLAMER BFC
DISCLAIMER
BFC is niet verantwoordelijk voor de inhoud van sites of social media buiten het domein van BFC. Bij constatering van ongewenste informatie op deze site en socials zal de link verwijderd worden. Verder zijn alle foto's op de BFC site en socials bedoeld voor publicatie op de BFC media en is het niet toegestaan om deze foto's te publiceren op andere sites zonder uitdrukkelijke toestemming van de webmaster/beheerder socials. Social media accounts die teams zelf aan maken vallen daar nadrukkelijk niet onder. Wel geldt natuurlijk dezelfde wetgeving voor de beheerders van dit soort teamaccounts!
PRIVACY STATEMENT
Ieder mens, ieder BFC-lid of -medewerker heeft er echt op dat er met zijn/haar persoonsgegevens* zorgvuldig wordt omgegaan. Dit is niet alleen een Nederlands probleem, het is EU-breed. Daarom is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het leven geroepen. Deze wet is in 2018 ingegaan en regelt dat onze persoonlijke informatie veilig is en niet zomaar gedeeld kan worden. Bedrijven, maar ook verengingen als BFC, krijgen moeten voldoen aan deze wet en dienen zich te houden aan de verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens.
Wat betekent dit voor BFC?
Met elkaar hebben we het complete stappenplan “AVG voor sportclubs” gevolgd, risico’s helder in kaart gebracht, medewerkers bewust gemaakt van hun rol in deze en zaken geregeld waar het risico van het delen van persoonsgevoelige informatie aanwezig was. Ook sluiten we met onze samenwerkingspartners, zoals onze accountant en de KNVB, zogenaamde verwerkingsovereenkomsten die borgen dat ook zij vertrouwelijk met de persoonsgegevens van onze leden en medewerkers omgaan. Wij hebben dan ook de AVG verklaring, die hoort bij het doorlopen van dit stappenplan.
Delen wij jouw persoonsgegevens?
Ja! Wij delen jouw inschrijfgegevens bijvoorbeeld met de KNVB om je te kunnen laten voetballen in competitieverband. Je staat in ons ledenbestand en we zullen je mailen met leuk en belangrijk nieuws. Verder publiceren we (alleen) je naam op de site als we aan het begin van het seizoen de teamindelingen publiceren en natuurlijk geven we jouw leider en trainer jouw naam door en waar nodig jouw KNVB-nummer. Je geboortedatum delen we soms ook om te kunnen bepalen in welke leeftijdscategorie je gaat voetballen. Ben je vrijwilliger bij BFC, dan kun je ook je naam en je rol op de site vinden. Soms ook een mailadres, omdat je bereikbaar wilt zijn. En ja, ook delen we graag af en toe een teamfoto of die mooie foto van dat geweldige doelpunt dat je hebt maakt. Dat maakt onze site en ons social media levendig. Wil je dit allemaal toch echt niet? Dan kun je ons dat altijd laten weten!
Kortom: we delen alleen maar de relevante en doelgerichte persoonsgegevens en doen dit dus alleen maar om jou bij BFC te kunnen laten voetballen.
BFC-site en BFC-Social Media
Volgens de verscherpte privacywet maakt een sportvereniging zich schuldig aan een ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wanneer de vereniging een foto met sporters herkenbaar in beeld op bijvoorbeeld haar website of social media-platform plaatst. Ook het noemen van een naam, een mailadres of bijvoorbeeld leeftijd mag niet zomaar. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor actief hun toestemming hebben gegeven. Een club zou bovendien ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is.
Dit is voor een sportvereniging echter een vrijwel ondoenlijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij de beoordeling van het plaatsen van een foto kijken we keurig bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) of de foto gepast is. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn naam, foto of andere persoonsgegevens gaan we daar adequaat en correct naar handelen en op verzoek het bericht/foto te verwijderen.
Hoe gaan we de toestemming regelen bij nieuwe leden?
Voor nieuwe leden vragen we via het aanmeldformulier toestemming voor het delen van relevante privacygevoelige informatie. Daarbij melden we helder voor welk doel we deze informatie of foto gebruiken. Dit doen we omdat er een belangrijke meerwaarde is voor het delen van leuke, aantrekkelijke fotografie voor de club. Dit gaan we ook doen bij aanmeldingen voor toernooien, evenementen, zodat BFC, de leden en onze bezoekers geen zorgen hoeven te hebben over de eigen privacy en over issues met foto’s rondom een evenement.
Privacygevoelige informatie: toestemming voor huidige leden
Het aanmeldformulier gebruiken om het delen van privacygevoelige informatie en foto’s goed te regelen, betekent dat voor nieuwe leden alles in 100% orde is. Voor huidige leden is dan nog niet alles waterdicht. In specifieke gevallen vragen wij altijd om toestemming en ook duidelijk melden waarom en waar wij persoonsinformatie of foto’s delen. Wij gaan onszelf en jullie niet belasten met een speciaal te ondertekenen formulier. Dit is complex en ondoenlijk. Wij vinden het waardevol om alle leden te wijzen op de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens en willen dit steeds bespreekbaar maken. Bovendien geldt dat de communicatie rondom personen altijd gepast is en BFC adequaat handelt bij bezwaar op het delen van persoonsgegevens.
Voor leden of ouders die hier bezwaar tegen hebben, is er de mogelijkheid dit kenbaar te maken.
Hoe gaan onze medewerkers en vrijwilligers om met jouw persoonlijke gegevens?
Iedereen die bij BFC omgaat met gegevens van leden krijgt alleen de beschikking over de gegevens die voor zijn of haar werkzaamheden relevant zijn. Nieuwe medewerkers krijgen allemaal een overeenkomst waarin een geheimhoudingsverklaring in is opgenomen. Medewerkers en vrijwilligers die al langer bij BFC betrokken zijn en te maken hebben met persoonsgegevens tekenen een geheimhoudingsverklaring. Verder maken wij hen bewust over hun rol hierin en geven we tips over het omgaan met persoonsgegevens.
Tips voor fotografen en beheerders van social media:
We maken allemaal wel eens foto’s langs de lijn. Neem het voorgaande goed in acht en weet wat je deelt. Voor fotografen (natuurlijk ook ouders en leiders) is het in zijn algemeenheid dus raadzaam vooral foto’s te maken waar meerdere personen op staan, vanaf een afstand en zo mogelijk vanaf de zij- of achterkant. Let er vooral op dat de foto gepast en relevant is. Daar waar mogelijk vraag je duidelijk om toestemming en leg je uit waar de foto voor bedoeld is en wie deze gaat zien. En vraag je altijd af of jij (of jouw kind) zo op de foto wil staan op een site of social media. Ook bij het delen van andere persoonsgegevens dan een foto ga je voor jezelf altijd na of het relevant is en vraag je, waar mogelijk altijd toestemming.
Kortom:
BFC doet niks geks met jouw gegevens!
Verder draait het vooral om gezond verstand. Deel nooit zomaar iemands persoonsgegevens en denk na welke gegevens je deelt. Geef dus nooit zomaar iemands telefoonnummer aan een ander en zet geen foto’s op facebook van iemand als je geen toestemming hebt of zorg dat mensen niet herkenbaar zijn. Vraag je altijd af of iets relevant is. Alleen de relevante informatie deelt BFC met iemand die deze gegevens echt nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar BFC werkzaamheden. Als een naam voldoende is, laten we de geboortedatum of foto gewoon weg. Gebruik je toch persoonsgegevens, vraag toestemming en leg uit waar je dit voor gaat gebruiken (en houdt je daaraan!). En als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben verwijderen of vernietigen we ze. Praat met elkaar als je denkt dat iemand zich vergist of niet van de nieuwe wetgeving weet. Het is lastig, maar met elkaar hebben we de verantwoordelijkheid voor elkaars privacy.
In de BFC Privacy Policy geven we heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van leden, leveranciers, sponsoren en andere partijen waar BFC mee samenwerkt.
* Wat zijn privacygevoelige/persoonsgegevens?
Natuurlijk de voor de hand liggende zaken als, naam, adres, mailadres, telefoonnummer, lidmaatschapsnummer, een sportdiploma, etc. Gegevens over bijvoorbeeld politieke voorkeur, etnische afkomst, seksuele geaardheid, paspoortgegevens, medische gegevens en salarisgegevens zijn extra gevoelig. En let op: persoonsgegevens kunnen direct, maar soms ook op een indirecte manier gedeeld worden; bij het mailadres [email protected] deel je bijvoorbeeld iemands politieke voorkeur. Maar ook een foto laat indirect veel zien (leeftijd, etnische afkomst, ect).
