Contributie: oproep inzake storneringen

Rond 1 oktober a.s. wordt de kwartaalcontributie weer geïncasseerd. Zoals bekend biedt BFC zijn leden de mogelijkheid om door middel van een machtiging voor automatische afschrijving de totale contributie in vier gelijke termijnen op vaste data aan het begin van ieder kwartaal te betalen. Deze regeling is enerzijds bedoeld om voor BFC de administratieve belasting te verminderen (BFC hoeft bijvoorbeeld geen facturen te versturen) en anderzijds biedt het de leden de mogelijkheid tot gespreide betaling. Immers, in beginsel zijn de kosten voor het lidmaatschap jaarlijks vooraf verschuldigd.

Het afgelopen seizoen hebben wij echter te maken gehad met enorm veel storneringen. Dit zijn terugboekingen van de incasso’s. Dit kan zijn omdat er onvoldoende saldo is of omdat de rekeninghouder hiertoe de opdracht geeft.

Ieder kwartaal krijgt BFC ongeveer 100 storneringen. Zo ook in dit eerste kwartaal van het nieuwe seizoen. Al deze storneringen dienen door onze administratie handmatig te worden uitgezocht en vervolgens door middel van brief, mail, telefoon etc met de betrokkenen te worden afgehandeld. Iedere stornering kost onze administratie minimaal een half uur, maar vaak nog langer. Dit betekent wij, onze vrijwilligers, ieder kwartaal tot wel 80 uur “zoet” zijn met deze administratieve rompslomp (ruim 300 uur op jaarbasis). Die tijd besteden wij natuurlijk liever aan andere zaken.

Iedereen heeft natuurlijk het recht op de mogelijkheid tot storneren. Er kan altijd iets fout gaan en dan is deze mogelijkheid een prima middel om je geld terug te krijgen. Ook kan het zijn dat een keer het saldo ontoereikend is. Echter onze ervaring leert dat er van de 100 storneringen er slechts 1 of 2 per kwartaal rechtmatig zijn. Dit betekent dat er 98 of 99 niet terecht zijn. Ook zien wij dat sommige leden standaard iedere incasso (laten) storneren, jaar in, jaar uit.

Wij willen bij deze onze leden oproepen om na te denken voordat er voor een stornering wordt gekozen. Als er vragen over de incasso zijn, kunt u bijvoorbeeld ook contact opnemen met de ledenadministratie in plaats van direct voor storneren te kiezen. De gevolgen van storneringen drukken dusdanig zwaar op onze administratie dat de voordelen van automatische incasso verloren dreigen te gaan.

Bedankt voor de medewerking!

Namens het bestuur,

Jeroen Hilbrands – penningmeester